Calanza event production: creëer een succesvol evenement van A tot Z

Uw vraagstuk

• Hoe maak ik mijn evenement echt tot een succes?
• Ik wil dat mijn evenement opvalt in het ruime evenementenaanbod. Hoe doe ik dat?
• Hoe zorg ik voor professionele afhandeling van de registratie en betalingen voor mijn evenement?
• Op welke manier creëer ik interactie met de doelgroep en bezoekers van mijn evenement?
• Wat is de beste manier om de ervaringen van bezoekers te evalueren?

Onze oplossing

Onder event production valt de gehele marketing, communicatie en organisatie van evenementen. Door jarenlange ervaring in de evenementenbranche, strekt onze expertise zich uit van uitnodiging en registratie tot het zoeken van een locatie en het vinden van sponsors.

Communicatie top level congres loopt op rolletjes

De communicatie rond evenementen is vaak complex. Voor elk evenement is een enorme hoeveelheid en diversiteit aan communicatiemomenten nodig voor het uitnodigen, de registratie en de eventuele betalingen.

Centric IT Solutions gaf het communicatiestuk rond een top level congres in samenwerking met SP Networks dan ook graag uit handen. Calanza heeft jarenlange ervaring op het gebied van evenementcommunicatie, toch was dit project een uitdaging. Met name de gefragmenteerde aanlevering van de e-mailadressen van de doelgroep, maakte het bijna onmogelijk om de gehele doelgroep op tijd uit te nodigen. Om dit toch voor elkaar te krijgen, ging Calanza ad hoc te werk. En met succes, de gehele communicatie rondom de uitnodigingen, registratie en betalingen, verliep op rolletjes.

Hierdoor kon Centric IT Solutions zich geheel focussen op de inhoud van het congres.

Evenement 'Dutch Media Professionals' tot in de puntjes geregeld

Een evenement geeft u de mogelijkheid om waardevolle relaties op te bouwen of te onderhouden. Om deze mogelijkheid volop te benutten is een professionele organisatie een must.

De initiatiefnemers van de online community Dutch Media Professionals vonden dat de tijd rijp was om de leden bij elkaar te brengen tijdens een interactief evenement. Door jarenlange ervaring in de evenementenbranche was Calanza de aangewezen partij voor de organisatie en coördinatie van ‘Rethinking Media’.

Elk evenement en elke doelgroep is anders. Het opstellen van een passende strategie en concept bij deze specifieke doelgroep was daarom de eerste stap. Om alle genodigden extra te triggeren en daarmee een boost te geven aan de hoeveelheid inschrijvingen, maakte Calanza op de registratiewebsite inzichtelijk welke communityleden zich al hadden ingeschreven. Op die manier startte het bij elkaar brengen van de leden al voor het evenement daadwerkelijk begon.

Om ervoor te zorgen dat de Dutch Media Professionals zich volledig op het evenement konden storten, moest de organisatie op dag zelf gesmeerd verlopen. Om ervoor te zorgen dat alle betrokkenen daar aan zouden bijdragen, stelde Calanza een draaiboek op waarin de gehele dag van minuut tot minuut omschreven was. De regie op de dag zelf is dan een fluitje van een cent.

Doordat Calanza het gehele voortraject uit handen nam van Dutch Media Professionals, kon de organisatie zich volledig focussen op de invulling van het evenement.

Developers in de watten gelegd met exclusief evenement

Een evenement organiseren is geen gemakkelijke klus. Het uitnodigen van deelnemers, het vinden van een locatie en het zorgen voor een goed betalingssysteem zijn slecht enkele aspecten die hierbij komen kijken.

Voor de organisatie van de Microsoft Developers Days - hét toonaangevende evenement voor programmerend Nederland en België - gaf Microsoft deze lastige taak dan ook graag uit handen.

Calanza ontfermde zich als spin in het web over alle aspecten. Allereerst maakte Calanza een eind aan de papieren rompslomp en digitaliseerde het gehele uitnodigings-, registratie-, betalings- en evaluatietraject. Maar ook het voorproeven van de broodjes kroket, de opname en montage van alle technische sessies en het werven van en communiceren met de doelgroep, sprekers en sponsoren nam Calanza onder haar hoede.

Het resultaat? Een exclusief evenement tot in de puntjes geregeld. Ruim 1800 betalende bezoekers hadden de keus uit 26 technische tot dieptechnische sessies, die in zes verschillende zalen plaatsvonden. Daarnaast toonden twintig exposanten hun producten en diensten op een wervelende beurs. Naast Microsoft waren ook de bezoekers zeer tevreden.

Zakenrelaties in het zonnetje gezet met muzikaal spektakel

Uw zakenrelaties zijn u dierbaar. Ze zijn immers essentieel voor het hebben van een gezonde onderneming. Om een goede samenwerking in stand te houden, wilt u uw belangrijkste zakenpartners bedanken.

Uw zakenpartners in het zonnetje zetten is één ding; een klassiek concert regelen in Het Concertgebouw in Amsterdam - de beste concertzaal ter wereld - is een tweede. Calanza organiseerde met veel succes de negende editie van het Nieuwjaarsconcert, een evenement voor zakenrelaties van een grote IT-onderneming.

Calanza was bij dit bijzondere, high level evenement de hoofdaannemer en was verantwoordelijk voor de organisatie van het gehele spektakel. Dit houdt in dat Calanza naast het projectmanagement de in- en externe communicatie verzorgde, het databasebeheer, logistiek en catering. Tevens is Calanza betrokken bij de samenstelling van het artistieke programma bestaande uit een geweldig orkest en uitmuntende solisten.

Voor een gestroomlijnde organisatie zette Calanza haar eigen tools en een SharePoint server in. De inzet van de juiste tools zorgde ervoor dat vijftig verschillende communicatieboodschappen op efficiënte wijze op het juiste moment bij de juiste persoon terecht kwamen. Jarenlange ervaring met de organisatie van 'Het Concert' en honderd procent inzet zorgden ervoor dat de Grote Zaal van het Concertgebouw tot op de laatste stoel gevuld was.

De negende editie van het Microsoft Nieuwjaarsconcert was - mede dankzij Calanza en de musici - een groot succes.

Partnerprogramma leidt partners op tot topverkopers

Om ervoor te zorgen dat uw partners goed presteren, dienen ze over de juiste kennis te beschikken; kennis over de producten en kennis over de ontwikkelingen in de markt.

Een grote IT-onderneming startte een partnerprogramma om elke partner te laten beschikken over de nodige kennis. Het programma omvat diverse evenementen en trainingen. Calanza werd - als evenementspecialist - ingeschakeld om het gehele communicatietraject op haar te nemen. Van het versturen van een uitnodigingse-mail tot het evalueren van het evenement. Van het maken van een webpagina tot het stroomlijnen van de betaling. Door de inzet van Calanza worden de trainingen en evenementen altijd goed bezocht. Hierdoor beschikken de partners over de juiste kennis waardoor de verkoopcijfers stijgen.